Automatizácia firemných procesov.
Automatizácia má význam tam, kde sa opakuje rovnaký postup a poznáte pravidlá. Môže prenášať údaje, vytvoriť úlohu alebo pripomenúť nevybavený dopyt. Najprv zmapujeme konkrétny proces a až potom vyberieme nástroje, ktoré doň zapadnú.
Čo získate
Začneme jedným konkrétnym procesom
Zmapujeme spúšťač, potrebné dáta, kroky aj výnimky. Napríklad nový dopyt vytvorí úlohu a neprijatý dopyt po určitej dobe upozorní manažéra.
Automatizácia s kontrolou
Dohodneme schvaľovanie správ, limity a záznam vykonaných akcií. Ak chýbajú údaje alebo prepojená služba neodpovedá, úloha má viditeľný stav a možnosť nápravy.
Ktoré procesy sa oplatí riešiť ako prvé
Hľadáme opakované prepisovanie, čakanie na odovzdanie a zabudnuté úlohy. Vhodným začiatkom môže byť prijatie formulára do CRM, priradenie pracovníkovi alebo upozornenie na ponuku bez reakcie. Proces s častými výnimkami najprv zjednodušíme.
Spúšťač, podmienky a zodpovednosť
Každý postup popíšeme od vstupu po očakávaný výsledok. Určíme, kedy sa spustí, ktoré údaje potrebuje a čo smie vykonať bez človeka. Odoslanie ponuky či citlivá zmena môže vyžadovať schválenie. Automatizácia nemá obísť zodpovednosť pracovníka.
Keď údaje chýbajú alebo služba neodpovedá
Súčasťou návrhu je kontrola duplicít, opakovanie neúspešného kroku a upozornenie na chybu. Potrebujeme vedieť dohľadať, čo sa vykonalo a čo čaká na zásah. Pri prepojeniach rešpektujeme možnosti a limity jednotlivých služieb.
Ako meriame ušetrenú prácu
Pred spustením si určíme východiskový stav: počet ručných krokov, čas spracovania alebo počet nevybavených požiadaviek. Po zavedení porovnáme rovnaký proces. Ďalšie automatizácie pridávame podľa reálneho prínosu, nie podľa počtu napojených aplikácií.
Čo vás môže zaujímať.
Potrebujeme najprv nový systém?
Nie vždy. Často možno prepojiť nástroje, ktoré už používate. Najprv preveríme ich rozhrania, exporty a pravidlá prístupu.
Čo sa stane, keď automatizácia zlyhá?
V návrhu určíme záznam chyby, upozornenie a spôsob nápravy. Dôležitý proces má mať aj dohodnutý postup ručného spracovania.
Budú správy odchádzať automaticky každému kontaktu?
Nie. Odosielanie musí vychádzať z dohodnutých pravidiel, účelu komunikácie a oprávnenia kontaktovať príjemcu. Niektoré kroky môžu zostať na schválení pracovníkom.
Poďme nájsť priestor
pre rast vašej firmy.
Povedzte nám, čo potrebujete. Navrhneme, kde začať.